A programação de eventos é uma etapa que sempre causa alvoroço nos comitês de organização, pois são muitas as variáveis que podem influenciar na realização dos eventos.
Agendar o local, confirmar os convidados, atribuir tarefas e responsabilidades, antecipar imprevistos, enfim… Muitas são as considerações a serem feitas nessa fase, e uma boa programação de eventos é essencial.
Independentemente do tipo de evento que você está planejando, uma programação elaborada é crucial para a campanha de divulgação, influenciando também na decisão das pessoas em participar do evento e na demonstração de autoridade e comprometimento por parte dos organizadores.
Bom, que criar uma programação de eventos é importante já está claro, mas como de fato você pode elaborá-la? Confira abaixo algumas dicas imperdíveis que o App da Turma preparou para você. Boa leitura!
Confira 5 dicas para criar uma programação de eventos perfeita!
1. Trace uma temática
Se o seu evento for um workshop, por exemplo, definir um tema é, sem dúvidas, um dos passos mais importantes do planejamento, já que a temática é útil para fazer um recorte de público-alvo, fornecedores e patrocinadores interessados.
Mas para que essas pessoas de fato se interessem pela temática, ela deve ser o mais relevante possível, contemplando, talvez, alguma problemática que esteja em alta durante o período do evento. Isso pode ampliar o número de interessados.
Com o tema definido, você tem a possibilidade de correr atrás de palestrantes, bem como começar a esboçar estratégias de marketing e divulgação baseadas no público-alvo que acompanha o trabalho desses palestrantes.
2. Defina onde e quando
Escolher o período de realização para seu evento é uma etapa do planejamento que leva mais em conta a lógica dos participantes do que qualquer outra coisa, pois está intimamente relacionado à atratividade do seu evento em relação a outros.
Portanto, fique de olho no calendário. Pesquise se haverá outras palestras ou workshops no período que você pretende realizar o seu evento.
Observe também se haverá feriados ou recessos no período estipulado para a realização do seu evento, pois dependendo do seu público-alvo, a disponibilidade para o comparecimento poderá ser maior.
3. Pense em opções de acessibilidade
Em função da pandemia do vírus Covid-19, inúmeras programações de eventos foram afetadas ou até mesmo canceladas por conta da incapacidade dos organizadores em adaptar o evento para que pudesse ser realizado nesta nova conjuntura.
Dito isso, é interessante pensar em fornecer diferentes meios de acompanhar as atividades do seu evento.
Analise a possibilidade de ofertar uma transmissão online das atividades realizadas, especialmente para atrair participantes de outras partes do mundo que não podem estar no evento presencialmente, mas agora tem a opção de marcar presença de forma remota.
Avalie também as opções de acessibilidade: se foi reservado um auditório para a realização do evento, se ele está localizado em um edifício com rampas, se possui elevadores, etc. Considere que a mais ampla gama de pessoas poderá se interessar — e muito! — pelo seu evento, e planeje tudo de acordo com as necessidades delas.
4. Estabeleça um controle efetivo de presenças
Se você optou por realizar um evento presencial, remoto ou híbrido, um bom sistema de controle de presenças é essencial para realizar um evento organizado.
Considere adotar um sistema de crachás com os nomes de todos os participantes, ou ainda um sistema digital de atribuição de presenças, o que lhe ajudará não só na organização geral das atividades, como também contabilizar quais atividades têm maior taxa de desistência.
E essa dica é especialmente relevante caso seu evento tenha uma taxa de inscrição, pois garante que nenhum “penetra” roube o lugar de um participante que se interessou tanto pelo seu evento, que investiu dinheiro para participar.
5. Abra janelas para networking
Ainda que possa representar uma adição de custos para o orçamento do seu evento, toda a programação que se estenda por um dia inteiro — ou, que seja, uma semana — requer pausas para que os participantes possam interagir e assimilar os conteúdos das atividades.
Então, organizar um famoso coffee break que divida as atividades principais do evento e incentive o networking entre os participantes, e até mesmo entre esses e os próprios palestrantes, é ideal se você pretende fomentar uma atmosfera intelectual e de debate de ideias.
Algumas dessas dicas de como fazer programação de eventos foi útil para o seu processo organizativo? O App da Turma pode te ajudar a gerenciar os valores do seu Workshop e efetuar os pagamentos dos seus fornecedores. Siga o App da Turma nos nossos perfis no Facebook e no Instagram para conferir ainda mais estratégias para os seus eventos. Esperamos por você!