Para organizar um evento de sucesso, seja ele qual for, não é necessário ser um grande especialista! Basta um pouco de organização — o que para muitos, é um grande desafio. E sim, sabemos que não é fácil planejar detalhadamente um evento, e ainda por cima dar tudo certo.
Mas nós, do App da Turma, prezamos por um bom evento e por isso, decidimos criar este texto com as melhores dicas para você organizar um evento. Ah, e aqui estamos falando de qualquer tipo de evento, viu? São dicas coringas para garantir que o seu churrasco, festa de aniversário ou formatura seja a melhor possível!
Confira a seguir dicas para organizar um evento de forma fácil e tranquila. Boa leitura!
Como organizar um evento? Confira 5 dicas
1. Comece pelo básico
Sabemos que a ansiedade de organizar um evento pode ser grande, o que em muitos casos só atrapalha! Por isso, começar pelo básico é o primeiro passo para um bom evento. O que pode ser considerado básico quando falamos desse assunto são as escolhas que dão vida a ele.
Nisso, podemos incluir o local, data, número de convidados, por exemplo. Para a escolha destas decisões, vamos dar algumas dicas extras!
A escolha do local é definida pelo tipo de evento. Portanto, quanto maior o evento, maior o número de convidados e assim, o local também deverá ser maior. Outros fatores devem ser levados em consideração para a escolha do local. São eles: segurança, estacionamento, fácil acesso e estrutura.
Outra definição importante é data! Mas por ser tão importante, essa escolha se torna difícil. Até mesmo em eventos menores, como um churrasco com a galera, por exemplo, achar uma data em que todos estejam disponíveis pode ser um desafio.
Para isso, a antecipação é a solução. Planejar o evento com antecedência garante que todos possam reservar a data ideal. Outra dica que faz toda diferença é evitar eventos próximos a grandes datas. A exceção acontece quando o evento é justamente para comemorar essas datas especiais, como o natal ou ano novo.
2. Checklists para organização
Agora, uma dica de organização que vai, com certeza, tornar tudo mais rápido e simples! Usar as checklists para organizar um evento garante que tudo que foi planejado, será feito. Elas funcionam da seguinte forma: cria-se uma lista de itens a serem realizados, cuja ordem pode variar de acordo com as prioridades de cada evento. É uma forma bastante básica de se organizar, mas muito eficiente!
Quanto à quantidade, procure não colocar cada pequena tarefa que precisa ser feita, mas sim as mais gerais. A ordem costuma ser cronológica, já que em um evento muitas tarefas dependem de outras.
Existem outras formas válidas de se organizar, além da checklist, que depende de cada um. Por exemplo, é possível fazer um cronograma, sendo dividido as tarefas por dia. Para uma organização ainda melhor use dois tipos de ferramentas, neste caso a checklist e o cronograma!
3. Defina o orçamento
A parte mais complicada de qualquer evento é o dinheiro! E é justamente esse o primeiro passo para organizar um evento. Todo o resto só é possível a partir desse ponto. Nessa hora os organizadores definem quanto será investido para realizar o evento.
Dependendo do tamanho dele, um valor mínimo deve ser estipulado, fazendo a estimativa do quanto será preciso. Mas é claro que, buscar bons fornecedores e descontos é sempre vantajoso!
4. A escolha dos fornecedores
A busca pelos fornecedores deve ser feita cautelosamente, já que uma escolha ruim pode atrapalhar completamente o seu evento! Faça uma lista de quais serão os fornecedores, para comida, decoração, bebidas, entre outros. Procure por referências e custo-benefício, e depois, é só partir para o orçamento.
O orçamento dos fornecedores deve se limitar com o seu orçamento! Busque pelos melhores preços, acordos, descontos e o mais importante: qualidade. Utilize a internet a seu favor para encontrar fornecedores de confiança!
5. Não abra mão das tecnologias
A tecnologia existe para facilitar as nossas vidas! E para organizar um evento não é diferente! Existem diversos tipos de aplicativos e plataformas para isto. Eles vão desde a simples checklist, até as mais complexas, como as para arrecadar e organizar o dinheiro para o evento.
Para a gestão financeira do seu evento, nós temos uma ótima recomendação! Com o App da Turma é possível cadastrar o seu evento, todos os participantes e arrecadar individualmente o dinheiro necessário.
Além disso, os pagamentos para os fornecedores são feitos diretamente da plataforma. Com muita segurança, transparência, economia e sem atrasos!
Para conhecer mais sobre o App da Turma e suas funcionalidades para organizar o seu evento, seja ele qual for, é só acessar o nosso site!