Hoje em dia, é vital para qualquer organizador ter acesso a um app de eventos que mais se adeque às suas necessidades. Mas escolher o app de eventos certo não é nada fácil, já que é muito difícil saber o que cada aplicativo oferece e quais necessidades ele supre.
Enquanto alguns apps de eventos entregam excelentes recursos de customização de interface, que se adaptam a diversos métodos de organização , outros são capazes de oferecer uma maior eficiência financeira ao seu planejamento de eventos.
Cada evento é único, e portanto conta com suas especificidades organizativas, que devem ser plenamente absorvidas pelo organizador responsável para que o planejamento mais efetivo seja elaborado.
Pensando em facilitar todos os processos relacionados ao seu evento, nós do App da Turma elaboramos algumas das principais considerações que devem ser levadas em conta na hora de escolher o melhor app de eventos para você.
Boa leitura!
Quais são as suas necessidades de planejamento?
Antes de optar pelo melhor app de eventos para você, é importantíssimo que os requisitos financeiros, organizacionais e de planejamento do seu evento estejam bem claros. Afinal, não é possível julgar as funcionalidades de um app de eventos sem listar quais delas você — de fato — precisará usar.
De modo geral, todo o evento precisa de um planejamento financeiro impecável. Dito isso, leve em conta o porte, objetivo e o tipo de evento que será realizado, pois eles indicam se haverá necessidade de alugar uma locação, contratar serviços de montagem, de entrega e serviço de buffet, entre outros possíveis gastos.
Se seu evento tiver essa necessidade de contratação extensa de serviços, é aconselhável buscar um app de eventos que ofereça ferramentas para o manejo de verbas e que possibilitem manter um contato dinâmico com seus fornecedores.
Agora, se estiver planejando um evento em menor escala, como uma confraternização ou um workshop, é mais proveitoso optar por um aplicativo que proporcione uma interação dinâmica entre os participantes, tanto para facilitar a arrecadação de fundos para o evento quanto para melhorar a própria comunicação dos participantes.
4 apps para organizar o seu evento
1. Trello
O Trello não é necessariamente um app de eventos, tendo sido originalmente concebido para desempenhar a função de gerenciador de projetos através da criação de listas de afazeres.
Apesar disso, o uso do Trello para planejamento de eventos tem seus atrativos, já que ele vem equipado com uma ferramenta para gerenciamento de tarefas de grupos, o que possibilita que o organizador atribua tarefas específicas para cada membro da comissão organizativa — comissão de formatura, por exemplo —, ou a cada grupo como um todo.
Essa função é útil para eventos que exijam a criação de diversas comissões organizativas, como palestras ou os já citados workshops que contem com a presença de convidados, montagem de palco de apresentações, coffe break, etc.
2. Pro Party Planner
Já o Pro Party Planner, em contraste ao Trello, é destinado para um uso muito mais específico e deliberado no planejamento de eventos, em particular, do segmento corporativo, como feiras, reuniões e conferências.
Ele tem duas funções que chamam a atenção para organizadores de eventos do tipo corporativo: a primeira é o recurso para definição de lugares para cada participante, feito através de uma planta digital do espaço utilizado para o evento — o que possibilita a melhor visualização por parte do usuário.
E a segunda sendo a possibilidade de sincronizar os dados dos convidados com seus perfis do Facebook, por exemplo.
Uma ressalva importante: o Pro Party Planner irá te custar U$D 4,99, cerca de R$27,90, sem qualquer versão gratuita ou de testes. Então considere o custo — benefício de investir essa quantia em um app de eventos…
3. Eventbase
Um dos clássicos dos apps de eventos, temos o Eventbase, que oferece uma ótima flexibilidade no planejamento de eventos e entrega uma interessante personalização da interface do aplicativo em si, resultando na entrega de uma experiência única para os participantes do evento.
Essa função é ótima para eventos realizados por grandes empresas, já que o Eventbase oferece uma maneira de montar o aplicativo em volta da sua marca e transmitir um ar de autonomia e importância. Afinal, não é toda a empresa que conta com um aplicativo de eventos personalizado.
O Eventbase é extremamente adaptável, tanto que há a alternativa de organização de eventos híbridos, ou seja, com etapas de participação tanto de forma presencial como online.
Ele conta com uma versão paga e uma gratuita, o que é interessante para informar a sua decisão de adotar o app para a organização do seu evento ou não.
4. App da Turma
Guardamos o melhor para o final, pois chegou a hora de falar do serviço da casa: o App da Turma!
Nossa plataforma é sinônimo de segurança financeira, pois além da captação individual dos valores, permite que cada participante do seu evento compartilhe da responsabilidade da aprovação de pagamentos. Ou seja, caso um serviço seja contratado, o pagamento só será liberado ao fornecedor mediante a aprovação de pelo menos 50% dos membros responsáveis pela parte financeira.
Essa função é excelente tanto para eventos pequenos — facilitando a boa e velha “vaquinha” — quanto para eventos grandes — concedendo ao comitê financeiro maior autonomia e segurança para realização de pagamentos.
Outra extensão de segurança e eficiência que nossa plataforma proporciona é a possibilidade de pagamento direto aos fornecedores que, quando combinado com a ferramenta de agendamento de pagamentos, é perfeita para dinamizar todo o processo de contratação de serviços para uma formatura ou qualquer outro tipo de evento.
A nossa Calculadora de Formatura é também uma importante aliada na hora de fazer o orçamento total para o seu evento, permitindo cálculos precisos de mensalidades e até dos custos do evento, baseados nos preços praticados pelos próprios fornecedores escolhidos.
Gostou do que podemos fazer pelo seu evento? Em nosso site você pode conhecer em detalhes as funcionalidades da plataforma e testá-la gratuitamente. Estamos esperando pelo seu contato!