Organizar uma formatura é um dos maiores desafios — e também uma das maiores vitórias — para quem está encerrando um ciclo importante. Pensando nisso, preparamos um guia completo e prático para ajudar você e sua comissão a organizar uma formatura inesquecível, sem estresse e com muito planejamento.
Por que é importante se organizar bem para a formatura?
Antes de sair correndo atrás do salão ou da empresa de formaturas, respire fundo. A formatura é o ápice de anos de estudo e dedicação — nada mais justo do que planejá-la com carinho e estratégia.
Sem organização, o risco é alto: atrasos, orçamentos estourados, calotes e frustrações. Mas com um bom planejamento de formatura, tudo flui melhor — e o sorriso no dia da festa vem com gosto!
Passo a Passo: Como Organizar uma Formatura do Zero
1. Forme uma Comissão de Formatura
Tudo começa com um time engajado! A comissão será responsável por tomar decisões importantes, representar a turma e manter a organização do evento.
O ideal é ter representantes com perfis variados para garantir diversidade de opiniões. Nesse momento, a formação pode ser informal, mas, futuramente, quando começar a fechar contratos, é fundamental formalizar com uma eleição e criar um estatuto.
Dica de ouro: escolha pessoas comprometidas — não basta ter boa vontade, é preciso jogo de cintura e carisma para lidar com fornecedores, prazos e, claro, os ansiosos da turma!
2. Defina o Estilo e o Orçamento
Aqui a turma define o “mood” da festa: tradicional, sofisticada, descontraída ou temática. Essa escolha guiará todas as decisões: local, decoração, trajes e até o tipo de música.
Em paralelo, já estabeleçam um teto de gastos, considerando a mensalidade que cada colega conseguirá pagar. O orçamento deve incluir:
- Buffet
- Bebidas
- Decoração
- Cerimonial
- Atrações (Banda/DJ)
- Locais
Uma boa referência é consultar quanto uma turma anterior gastou ou pedir um orçamento com uma empresa de formaturas — serve como pontapé inicial. Mas atenção: não é hora de contratar ninguém ainda!
Pro tip: criem uma reserva de emergência para cobrir imprevistos (20% do orçamento é um bom número) — quem planeja, respira tranquilo!
3. Defina como será feita a Arrecadação dos Valores
Assim que definirem os valores, já podem começar a cobrança das mensalidades. E aqui vai a solução que salva vidas (e evita enxaquecas): o uso de uma arrecadadora, como o App da Turma.
Mas atenção: é essencial garantir que essa empresa vai cuidar bem do dinheiro da turma. O seguro fiança é a melhor proteção que vocês podem ter — segurança total contra surpresas desagradáveis!
4. Contratar a Empresa de Formatura
Pesquise MUITO! Compare preços, avalie portfólios e converse com outras turmas.
Uma empresa especializada pode facilitar (e muito!) o processo, oferecendo pacotes que incluem:
- Colação de grau
- Baile
- Sessões de fotos
- Jantar, quando for o caso
O ideal é contratar a empresa entre 1,5 ano e 1 ano antes dos eventos oficiais. Antes disso, o risco é alto demais — basta uma busca rápida no Google para ver quantas turmas já se deram mal!
Na hora de fechar, só pague um sinal de 5 a 10%. O restante? Só bem próximo da formatura. Nada de cair na tentação de grandes descontos para pagamento antecipado — esse é o caminho mais curto para o calote.
5. Planeje o Cronograma
Organizar uma formatura é um projeto de longo prazo, então criar um cronograma realista é essencial. Inclua todas as etapas:
- Definição de orçamento
- Contratação de fornecedores
- Pagamentos
- Escolha de trajes
- Ensaios
- Entrega de convites
- Realização das sessões fotográficas
- Pré-eventos
- Eventos oficiais (missa, colação, baile)
Lembrete visionário: organização é liberdade! Quanto antes começarem, mais tranquilos estarão.
E um bônus: o App da Turma oferece assessoria especializada para acompanhar a turma até a contratação da empresa de formatura — apoio profissional para garantir que ninguém se perca no caminho!
6. Envolva a Turma
Transparência é fundamental! Mantenha a turma sempre informada sobre prazos, pagamentos e decisões. Isso evita mal-entendidos e fortalece a união.
Utilizem ferramentas digitais, como grupos de WhatsApp ou, claro, o App da Turma, que centraliza informações e facilita a comunicação.
Alerta financeiro: priorizem plataformas que exijam autorização de pelo menos 50% da comissão para a saída de qualquer valor. Segurança nunca é demais!
7. Contrate os Fornecedores com Antecedência… Mas Sem Exageros!
De modo geral, a empresa de formaturas cuida de tudo. Mas locais e atrações, na maioria das vezes, precisam ser reservados com um pouco mais de antecedência.
O ideal é contratar fornecedores 12 a 18 meses antes. Nada além disso!
Lembre-se: ao fechar contrato, só pague o sinal de 5 a 10%. Não caia na tentação dos “super descontos” para pagamentos antecipados — esse dinheiro pode ser usado pela empresa para custear outros eventos, e quando chegar a sua vez… você já sabe como termina, né? 💸
Dica sagaz: assinem contratos detalhados, guardem tudo registrado e, sempre que possível, contem com uma assessoria especializada para ajudar no processo.
8. Prepare os Documentos e Cerimônias Oficiais
A colação de grau exige organização documental e alinhamento com a instituição de ensino. Fiquem atentos aos prazos, documentos exigidos e regras da universidade.
A missa e o baile são mais flexíveis, mas também precisam de planejamento para garantir que sejam momentos memoráveis.
9. Curta o Processo!
Sim, vai ter correria. Sim, vai ter estresse. Mas também vai ter MUITA diversão, risadas e memórias que vão durar para sempre!
Aproveite cada etapa — afinal, formatura não é só um evento, é uma celebração da vida e das conquistas.
Conclusão: Planejamento é Tudo!
Organizar uma formatura do zero parece um desafio gigante, mas com este guia de formatura em mãos, a missão fica muito mais tranquila.
Lembre-se: planejamento, comunicação e responsabilidade são os pilares do sucesso.
E, claro, se quiser dar um upgrade na organização, conte com o App da Turma — a plataforma que facilita a comunicação, gerencia pagamentos e mantém tudo sob controle, com a praticidade que vocês merecem.