Ah, a organização da formatura! Um processo tão aguardado pelos alunos que estudaram, estagiaram e batalharam por anos a fio, para que finalmente pudessem subir no palco durante a colação e receber seus respectivos diplomas.
A formatura é um momento que muitos estudantes anseiam, verdade, mas os passos para chegar até lá — para além do estudo, é claro — são extremamente complicados e por vezes ambíguos, já que a maioria das pessoas não têm experiência prévia com a organização de um evento assim.
E para ajudar você e sua turma a não ficarem perdidos nos processos de organização da formatura, nós do App da Turma preparamos este guia conciso para o planejamento e organização da formatura dos sonhos. Acompanhe com a gente!
Boa leitura!
Começando pelo básico: a comissão
A comissão de formatura nada mais é que um pequeno grupo de representantes da turma, escolhidos para organizar todas as questões da formatura. Ela serve para conciliar os desejos de todos. Afinal, imagine se para cada pequena decisão fosse necessário reunir todo mundo? Seria uma verdadeira bagunça, não é verdade?
Então essas pessoas serão responsáveis por planejar e decidir os detalhes da formatura, desde os convites, tipos de festa, local, datas, até estipular o valor das mensalidades de cada um e contratar/pagar os fornecedores. Por esses motivos, é preciso saber como formá-la, para não ter erros e muito menos uma festa ruim.
Os alunos mais proativos, dispostos e interessados naturalmente se candidatam para participar da comissão de formatura, mas vale lembrar que a quantidade de integrantes deve ser proporcional ao número de alunos, em torno de 10%, nunca menos que 3 e, no máximo, 7 pessoas. Por exemplo, em uma turma de 25 estudantes, o ideal é que a comissão tenha de 3 a 5 integrantes (o número ímpar é essencial para as votações). Além disso, ter mais alunos participando poderia atrapalhar a agilidade na tomada de decisões.
Mas quais são as responsabilidades dos membros da comissão? Veja, como já mencionamos, a comissão de formatura possui cargos e tarefas, e cada integrante é responsável por uma determinada função.
Como em qualquer outra comissão, as ações que precisam ser tomadas devem ser primeiro discutidas internamente, para que depois sejam encaminhadas para conhecimento e aprovação do restante da turma. Afinal, o dinheiro que é arrecadado coletivamente deve ter um destino democraticamente acertado.
Assim, constituir uma comissão é o primeiro passo na organização da formatura, pois todas as decisões futuras serão agilizadas através desse grupo, desde a escolha de fornecedores até o estilo da formatura.
Lidando com o caixa
Este é um assunto delicado, e quando se trata de dinheiro, todo o cuidado é pouco. Organizar as finanças e controlar os valores que entram e saem da conta da turma será responsabilidade da comissão de formatura.
O primeiro passo para que a comissão tenha uma ideia inicial de quanto vai custar a festa é realizar o orçamento prévio. Mas, para isso, a primeira coisa é decidir com a turma qual o estilo de festa que pretendem fazer, e quantas pessoas desejam participar. Sempre é bom estudar a possibilidade de ter um preço reduzido para incluir colegas com menor poder aquisitivo, e por aí vai.
Detalhes como o local, a música, a decoração, comidas e bebidas costumam ser os ítens de maior impacto, mas outros serviços mais baratos, quando juntados no orçamento, podem também atingir um valor considerável. Por isso, neste momento é essencial buscar a ajuda de uma empresa ou profissional da área. O App da Turma pode te ajudar, fazendo uma cotação prévia no mercado.
Caso contrário, há a possibilidade real de estourar o orçamento e acabar endividando a turma toda, logo em um momento que deveria ser de alegria e comemoração.
E sem falar no controle do dinheiro arrecadado, que pode gerar diversas dores de cabeça por conta de estudantes que não pagam sua parte, de parte do orçamento que some da contabilidade… Enfim, todo o cuidado é pouco.
Então, é interessante que a comissão tenha ela mesma o controle do dinheiro, não delegando a terceiros. Uma das melhores opções para isso é o uso de apps e plataformas como o App da Turma para a arrecadação das finanças e pagamentos dos fornecedores.
Já para a arrecadação de fundos, aqui vão algumas das mais populares estratégias:
- Realização de rifas — com prêmios variados ou um único grande prêmio;
- Venda de salgados, doces e bebidas;
- Organização de gincanas e eventos;
- Conseguir patrocinadores;
- Calouradas;
- Festas de meio-curso;
- Venda de produtos personalizados.
Mas a famosa mensalidade que cada colega irá pagar é, no final das contas, o que fará a diferença. E isso nunca pode ser esquecido!
Montando o roteiro da formatura
Com a organização financeira feita, chegou a hora de distribuir os recursos na linha do tempo do evento, desde a colação até o baile de formatura. Em outras palavras, é ideal que um breve roteiro de cada etapa do evento seja esboçado, para que não haja espaço para surpresas e imprevistos.
Normalmente o roteiro da colação de grau é definido pela instituição de ensino. Mas o que não for definido por ela cabe, então, à comissão, junto com uma empresa ou cerimonialista contratado, planejar detalhes como onde será realizada a colação, onde sentarão os familiares dos alunos, quando irão entrar os formandos, quais solenidades serão feitas, quando o(a) orador(a) e paraninfo(a) irá falar, que homenagens serão prestadas aos docentes e familiares, etc.
E no que diz respeito ao baile de formatura, fica sob responsabilidade da comissão, sempre com ajuda da empresa ou profissional contratado, determinar o horário de início das festividades, bem como fazer um roteiro de quais atividades serão realizadas em cada momento, como a hora prevista para a valsa, para comer, para a performance do artista contratado, e por aí vai.
Mas lembre-se: o seu roteiro não precisa ser levado ao pé da letra, justamente porque cada formatura é organizada de uma forma diferente e os elementos presentes na sua irão ditar a simplicidade ou complexidade do seu roteiro. De qualquer forma, esse roteiro é uma ferramenta para ajudar com a organização da formatura.
Sabemos que é muita informação para absorver, então tome seu tempo! Afinal, a organização da formatura é um processo que deve ser feito com calma e meticulosamente analisado.
E para obter ainda mais ajuda nesse processo, por que não seguir o App da Turma nos nossos perfis no Facebook e Instagram? Temos certeza que você e sua turma encontrarão tudo o que precisam para fazer do seu sonho de formatura uma realidade inesquecível!