O planejamento está por trás de praticamente tudo que dá certo! Quando falamos de dinheiro e finanças, ele se torna ainda mais importante e desafiador. Criar um bom planejamento financeiro pode ser o que o seu evento precisa para ser um sucesso.
Montar um planejamento financeiro para eventos é uma tarefa complicada que envolve muito conhecimento, organização e disciplina. Para fazer do seu próximo evento o melhor, é preciso ter controle sobre a quantia investida, orçamento de fornecedores, ou seja, tudo que um evento pede.
Neste texto separamos algumas dicas e estratégias para transformar o planejamento financeiro do seu próximo evento. Se você busca formas de planejar melhor o seu evento, continue a leitura!
Como fazer um planejamento financeiro para eventos?
Orçamento geral
O primeiro passo para um bom planejamento financeiro para eventos é ter o orçamento total a ser gasto bem definido. No caso de organizadores de eventos, esse valor já costuma vir definido pelo cliente responsável com contratação — onde o objetivo desse profissional é encaixar o evento neste valor.
Independentemente de ter um valor definido previamente, é essencial ter um conhecimento sobre ele antes de iniciar os preparativos. Questões como o objetivo, porte e tipo do evento são essenciais para ter uma visão geral do orçamento necessário para sua realização.
A dica aqui é estabelecer essas questões antes de começar a pensar no orçamento! Afinal, encaixar um grande evento em um baixo orçamento pode prejudicá-lo. Mas, é sim possível realizar um bom evento mesmo com um orçamento limitante, basta apenas planejamento e criatividade.
Para os organizadores, é importante ter em mente que nem todo evento é igual, portanto, não é recomendável aproveitar o preço de eventos parecidos. Beneficie-se do seu conhecimento no ramo para realizar pesquisas aprofundadas, para assim, oferecer o orçamento ideal.
Detalhes do evento
Um planejamento financeiro para eventos precisa considerar tudo, até os mínimos detalhes! Além de grandes decisões que envolvem o orçamento, como o porte do evento, definir a data, local e número de convidados fazem toda a diferença no planejamento.
A data e local, por exemplo, tem uma grande influência. Dependendo dessa escolha, o valor pode variar, já que certos períodos e épocas a procura por locais para a realização de eventos aumenta, como nos finais de ano.
O número de convidados pode ser considerado o mais importante de todos, afinal, todas as quantidades dependem deles. Sem estabelecer um número, contatar fornecedores de alimentos, mobiliários, decoração e garçons se torna uma missão impossível.
Fornecedores
Com a definição de tudo que será contratado, chegou a hora mais complicada da organização de um evento: a busca por bons fornecedores. Mas, calma! Existem algumas dicas que tornam tudo mais fácil. Isto, é claro, vale para quem ainda não tem sua própria lista de fornecedores de confiança.
A primeira dica para conseguir bons fornecedores é consultar, pelo menos, três opções para cada serviço. Portanto, busque três fornecedores de alimentos, mobiliário e por aí vai. Dessa forma, é possível comparar preços e escolher o melhor custo-benefício oferecido antes de efetivar a contratação.
Prefira empresas já conhecidas, com anos de experiência no mercado, e principalmente boas avaliações de seus clientes. Para isso, a internet é uma grande aliada. Contudo, não significa que empresas e profissionais novos também não possam prestar excelentes serviços! Principalmente se você tiver a indicação de alguém que já foi cliente dela.
Tenha tudo em mãos
No planejamento financeiro para eventos, ter tudo registrado é essencial! Para ter o controle de gastos e sempre saber o quanto ainda está disponível, muitos organizadores fazem o uso de planilhas.
Existem diversas planilhas disponíveis pela internet para essa finalidade. Elas costumam apresentar itens como o valor unitário, o total estimado e o valor total gasto com o evento, por exemplo.
Porém, ter o controle de uma planilha não é para todos, e em muitos casos pode atrapalhar ainda mais o planejamento. Para quem busca uma forma mais organizada de ter o controle financeiro de um evento, a tecnologia já permite o desuso das antigas planilhas.
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