Planejar uma formatura é uma tarefa complexa que demanda organização e atenção aos detalhes. Neste artigo, vamos te ensinar a criar um checklist para garantir o sucesso de seu evento de formatura, desde a definição dos objetivos até a execução de cada etapa.
ELABORANDO UM CRONOGRAMA E CHECKLIST
O cronograma e o checklist são as duas principais ferramentas de qualquer pessoa que pretende organizar um evento. Saber o que fazer e a hora certa de fazer cada coisa, como a reserva e contratação do local, da música, do artista, do buffet, dos convites, das fotografias para o convite, etc., são fundamentais para que nada fique esquecido pelo caminho.
Cronograma
Além de ser uma ferramenta vital para a comissão de formatura, uma versão menos detalhada do cronograma deve ser feita para deixar disponível para todos os associados saberem o que está acontecendo. Afinal de contas, quem está pagando, quer saber o que está sendo feito, não é verdade? Isso ajuda a empolgar todo mundo e a chamar novos colegas para participar.
Abaixo está um exemplo de cronograma para organizar uma formatura. Esta é apenas uma sugestão, feita para uma turma de um curso que dure 5 anos (10 semestres).
| Tempo antes da formatura | Alunos preencherem com as datas reais | Atividade |
| 4 a 2,5 anos | – Reunião inicial para definir os objetivos: se terá festa e o estilo da festa – Eleger a comissão de formatura – Elaborar um estatuto da turma – Definir a meta de valor a ser arrecadado e começar o pagamento das mensalidades. Ver dica de como arrecadar o dinheiro no capítulo “Juntando o Dinheiro da Turma”. | |
| Semestralmente | – Avaliar se as metas de arrecadação estão sendo alcançadas e criar ações para continuar ou melhorar. – Fazer pelo menos uma festa da turma, só com os alunos ou incluindo namorados(as)/companheiros(as). | |
| 3 a 1,5 anos | – Contratar assessoria (cerimonialista, empresa) para ajudar na organização e planejamento da formatura. – Definir a data do evento (acertar com a instituição de ensino) – Fechar contrato de locação com o Espaço e/ou buffet. – Fechar contrato com a música, DJ, Banda, etc. | |
| 1,5 a 1 anos | – Contratar a empresa que organizará o evento | |
| 1 ano à 6 meses | – Definir se haverá, e qual o local e data da cerimônia religiosa – Fechar contrato dos convites – Fazer a fotografia do convite – Definir os tamanhos das becas – pode ser no dia da fotografia do convite | |
| 6 a 4 meses | – Refazer os cálculos de valores a pagar, o que já foi arrecadado e o que falta – Definir as músicas – Se houver músicas individuais, estabelecer as datas limites para os formandos entregarem. – Definir as músicas da cerimônia – Passar as medidas das becas – Definir sobre o clipe a ser apresentado no evento – Clipe de festas – Clipe de homenagem aos pais | |
| 90 a 60 dias | – Pagar o que falta à empresa de convites; – Receber os convites e distribui-los aos formandos juntamente com os indispensáveis (convites obrigatórios para entrar) do baile. | |
| 60 dias antes dos eventos | – Avaliar se a turma tem dinheiro suficiente ou se terá que fazer alguma ação para arrecadar o que falta ou então rever, diminuir serviços. | |
| 45 a 30 dias antes da formatura | – Começar a pagar o que ainda falta aos fornecedores contratados. | |
| 30 dias antes até o dia dos eventos | – Concluir os pagamentos; – Reunião com cerimonialista e/ou empresa contratada; |
Checklist
Juntamente com a tabela do cronograma acima, é importante a turma criar e manter atualizado um checklist contendo as principais informações e atividades.
Dados da Turma
Informações básicas sobre a Turma
Dados da Formatura
Registro de datas, horários, locais e indicações referentes à Missa / Culto, Colação de Grau (e ensaio) e Baile de Formatura.
Banda / DJ
Qual a banda escolhida, contato e informações de qual o tempo de duração.
Foto Convite
Aqui são incluídas orientações para o período de agendamento e para o dia da sessão de fotos das fotografias utilizadas no convite, identificadores de mesas no baile, e em videoclipe.
Prazo de entrega de Convites e Indispensáveis
Informações sobre a empresa contratada e os prazos estipulados para a entrega dos convites e indispensáveis. Importante: neste documento também já deve ser discriminado a quantidade de indispensáveis por aluno.
Pré-Eventos
Orientações e prazos estipulados para os pré-eventos da turma com a empresa contratada para organizar a formatura ou com o fotógrafo. É importante que a comissão de formatura defina algumas regras e passe para os demais alunos, para que ninguém fique de fora ou reclame que não apareceu nas fotos ou no videoclipe.
Becas
Para organizar a questão das becas, nossa dica é fazer e preencher uma planilha com nome e medidas, altura e cintura, dos formandos.
Músicas Individuais para a Colação
Nesse ponto serão definidos detalhes de música de entrada, se haverá música individual e música final. No caso da escolha de músicas individuais, é importante preencher uma planilha com o nome do aluno, música escolhida e a indicação de a partir de qual tempo da música ela deve começar a tocar.
Clipe dos Pais
Se a turma optar por fazer um clipe com fotos para homenagear os pais, é preciso organizar o envio das fotografias, a forma como elas serão nomeadas (para evitar erros) e o prazo de envio.
Protocolo e Homenagens
Informações sobre quem será o responsável por cada discurso e homenagem que ocorrerá durante a colação de grau. É importante deixar esta parte bem organizada para que a turma providencie também presentes e lembranças para alunos, professores e demais homenageados.
No mundo online, existem muitos modelos legais para conferir. É muito importante não apenas usar e ficar de olho nessas estratégias, mas também ajustá-las conforme o tempo passa e as coisas mudam, para que possamos ter certeza de que funcionam bem e duram.