Vamos explorar diversas estratégias, desafios e cuidados envolvidos na gestão financeira dos fundos para a realização da formatura, fornecendo insights valiosos sobre as melhores práticas e precauções para a comissão de formatura e seus membros.
Essa é a parte que a turma deve ter os maiores cuidados. Não é à toa que muitos problemas e calotes acontecem nas turmas, portanto atenção e cuidado são fundamentais.
Existe também o fato de que, no mundo perfeito das formaturas, todos os membros da comissão fazem o seu trabalho e todos os alunos associados concordam com os valores de orçamentos, mensalidades, e formas extras de arrecadar dinheiro bem como fazem todos os pagamentos em dia. Mas no mundo real, não é bem assim que as coisas funcionam.
Muitas comissões sofrem com problemas de gestão financeira, que seriam facilmente evitados caso a comissão estivesse organizada desde o princípio e evitasse o que já aconteceu com muitas outras turmas.
Mas fique tranquilo, aqui vamos deixar algumas dicas que se seguidas à risca, poderão ajudar a evitar muita dor de cabeça.
O orçamento certo
O tamanho do orçamento é o primeiro passo e uma consulta aos associados sobre qual -valor máximo que estão dispostos à pagar é o melhor jeito de iniciar essa parte. Em alguns casos, a vontade de juntar valores mais altos torna-se um problema. Isso porque não é possível simplesmente aumentar o valor da mensalidade sem um motivo justificável ou então sem que os colegas consigam pagar.
Agora, a pergunta que não quer calar: qual o momento de começar a juntar o
dinheiro de todo mundo? A resposta é: O quanto antes! Desta forma, a arrecadação de um montante maior, mas com mensalidades menores, pode ser viável.
Em cursos universitários é interessante começar a pagar mensalidades e formar um fundo já no segundo ou terceiro semestres. Em cursos de segundo grau, a indicação é começar no início ou meados do segundo ano.
Mas como arrecadar um valor maior para a formatura? É importante que a comissão pense em eventos e defina outras maneiras de fazer isso.
Estratégias como festas de meio-curso, calouradas, festivais, venda de rifas, parcerias com bares, danceterias e clubes onde a turma venda os ingressos e ganhe um percentual do valor para a associação; montagem de barraquinhas em eventos; venda de salgados, doces e bebidas na escola ou na faculdade; busca por patrocinadores e venda de produtos personalizados são algumas formas de arrecadar dinheiro para a formatura.
Mas não se enganem: a mensalidade que cada colega irá pagar é o que fará a diferença no final das contas. E isso nunca pode ser esquecido!
Hoje existem plataformas e aplicativos de arrecadação digital que ajudam a comissão de formatura na tarefa de definir o valor das parcelas, facilitam a cobrança, guardam o dinheiro de forma segura e ainda controlam as saídas de valores para pagar as contratações. Os relatórios sempre atualizados completam o pacote. Falaremos mais sobre elas abaixo.
Maneiras arrecadar e lidar com o dinheiro para a festa
Existem muitas maneiras da turma lidar com a arrecadação dos valores e fazer os pagamentos. Vamos citar as mais tradicionais, com suas vantagens, desvantagens, riscos e garantias.
Abrir conta em nome de um formando em um banco ou cooperativa
Essa é talvez uma das maneiras mais antigas e tradicionais.
Vantagens: O dinheiro fica na conta de uma pessoa conhecida da turma e os pagamentos podem ser feitos diretamente para os fornecedores, o que reduz custos e diminui os riscos de concentrar os pagamentos com uma só empresa de formatura, por exemplo.
Desvantagens: A primeira é que todos os controles tem que ser feitos manualmente pelo tesoureiro. Mas além das dificuldades para cobrar e fazer os controles, há os riscos, como:
– Um bloqueio judicial na conta do titular da conta;
– Esse titular pode passar por uma separação litigiosa de um casamento;
– Uma fatalidade, como o falecimento da pessoa.
São vários os fatores que colocam em risco as economias da turma. Isso sem falar em questões éticas, como esse colega usar o dinheiro da turma para despesas pessoais e depois não devolver o valor para pagar a festa, situação que seguidamente acontece, algumas delas viraram até notícia nacional.
Essa modalidade pode também gerar problemas para o próprio formando com a Receita Federal, visto que são movimentos altos na sua conta bancária.
Constituir uma empresa com CNPJ e abrir conta bancária em nome da turma.
Essa prática é pouco utilizada por ser mais burocrática, tanto para constituir a associação quanto para depois fazer o encerramento corretamente. Não fosse isso, seria uma das formas mais interessantes.
Vantagens: As mesmas da modalidade anterior, porém sem os problemas das movimentações em conta de uma pessoa física e com mais segurança, visto que é possível abrir uma conta corrente da própria empresa e as movimentações só sendo feitas com a assinatura de mais de um integrante da comissão, ou da turma.
Desvantagens: As burocracias e custos da constituição de uma Pessoa Jurídica: custos, tempo e disponibilidade para reunir a comissão e ir em um cartório, advogado, contador etc. Isso sem falar na encrenca para reunir todo mundo novamente na hora de ir ao cartório para fechar a empresa após a formatura. Tem sempre quem voltou para sua cidade natal, viajou par outro lugar, enfim, é muito difícil reunir todo mundo novamente.
Vale lembrar que, se essa empresa não for encerrada corretamente, ela pode gerar custos e dores de cabeça no futuro para a comissão e também os associados. Então se optar por essa modalidade, tem que fazer muito bem feito.
Cobrar as mensalidades em espécie e guardar tudo com um formando
Essa modalidade quase dispensa comentários.
Vantagens: Custos baixos para arrecadar. Além disso, fazendo pagamentos em dinheiro, pode-se obter muitos descontos.
Desvantagens: Riscos de roubo, dificuldade para pagar boletos de valores mais elevados, onde os bancos não aceitam pagamentos em dinheiro. Possível desonestidade da pessoa que fica com o dinheiro ou até mesmo de um parente ou funcionário, pois este dinheiro precisará estar em algum lugar. Há ainda os riscos de perdas ou assaltos.
Fechar um contrato da formatura com uma empresa e ir pagando as mensalidades
Essa modalidade foi muito comum durante um tempo, mas diante dos problemas de calotes que cada vez mais aparecem e viram notícias de repercussão nacional, ela está diminuindo. Por outro lado, até muitas das empresas do ramo não estão mais optando por esta modalidade, para evitar movimento de dinheiro que não é seu nas contas da empresa, gerando impostos e custos extras.
Vantagens: A empresa se responsabiliza por fazer e aprovar o orçamento com a turma. A partir daí, é essa empresa que fica responsável por fazer a cobranças das mensalidades dos alunos associados.
Desvantagens: É nessa modalidade que acontecem a maioria dos calotes, principalmente (mas não só), com empresas pouco conceituadas. Isso sem falar que, com essa empresa de intermediária, recebendo o dinheiro de todos os serviços, existe a bitributação e os custos ficam mais altos — embora a maioria delas diga o contrário.
Outro problema frequente é que o fechamento do contrato acontece com muita antecedência, e nesse tempo a turma pode se dissolver. Diminuindo o número de integrantes, as negociações para readequar o contrato nem sempre são muito fáceis, levando os alunos que ficam a arcar com diferenças bem grande de valores. Para a segurança do dinheiro da turma, esse é o modelo menos recomendado.
Utilizar uma plataforma de arrecadação
Uma novidade bem-vinda para o mercado são as plataformas e aplicativos de arrecadação on-line. Elas facilitam o processo de arrecadação e pagamentos. Entendendo os problemas das modalidades anteriores, surgiram plataformas que funcionam como uma espécie de FINTEC coletiva.
Vantagens: Dentre as principais vantagens está o fato de a turma não ficar refém de ninguém; ela mesma cuidará dos recebimentos e pagamentos, que podem ser feitos diretamente para cada fornecedor — eliminando os custos, mesmo que ocultos, de se pagar para um intermediário. Outro ponto positivo de uma plataforma é a possibilidade de os pagamentos das parcelas serem parcelados para após o evento, o que dificilmente seria viável de outra forma.
Outra coisa que as plataformas fazem a um custo bem acessível é o serviço de cobrança ativa dos inadimplentes, evitando o desgaste de ter que cobrar os próprios colegas.
Desvantagens: O ponto negativo é que a turma precisará se envolver um pouco mais para que tudo aconteça. Mas um pequeno esforço nessa parte vai compensar muitos os problemas evitados.
Observações importantes para essa modalidade:
– Conhecer se a plataforma é amigável e de fácil utilização;
– Pesquisar e conhecer bem o histórico da empresa, afinal de contas vocês deixarão o dinheiro da turma aos cuidados dela.
– Não se deixar iludir por promessas mirabolantes, como nenhum custo para a arrecadação e promessa de juros altos, isso pode ser uma armadilha.
Vender cupons ou rifas
Fazer rifas é uma prática antiga e que ainda pode ser muito eficaz.
Projetos novos com a pegada de “formatura custo zero” têm feito muito sucesso entre os formandos já fazem alguns anos. Basicamente ela é montada na de forma que o mesmo valor que o participante está investindo na formatura, ele ganha em cupons que concorrem à prêmios, inclusive automóveis, e ele pode trocar esses cupons com amigos e parentes por valores para pagar a sua formatura. Isso começou de forma analógica, onde isso se dava com cupons impressos em bloquinhos, hoje está evoluindo para ser tudo eletrônico e on-line, desde a criação distribuição, venda, cobrança e sorteio.
E sim, já faz muito tempo que muitos alunos conseguem fazer a formatura somente trocando (vendendo) os cupons.
Nessa versão totalmente on-line é muito mais simples e rápida, o formando consegue fazer a venda a partir da sua casa mesmo, para os amigos e conhecidos e o resultado também acontece com base em alguma loteria oficial, geralmente a loteria federal.
Vantagens: Possibilita à todos participarem, principalmente que não teria condições financeiras de pagar as mensalidades. Isso acaba fazendo com que a turma tota ganhe de duas formas, uma é com a ampliação da festa, onde mais colegas participam, a outra é que com mais gente participando os valores individuais diminuem, visto que custos fixos são rateados por mais participantes.
Desvantagens: A única desvantagem, se é que se pode chamar assim, é ter que trabalhar um pouco enviando os links para “vender” os cupons. Mas como geralmente o formando vai procurar pessoas que ele conhece, seus familiares e amigos, isso torna a função bem fácil e agradável.
Regras para lidar com o dinheiro dos colegas
Lidar com o dinheiro da turma é, talvez, a tarefa mais desafiadora de todas, por isso estabelecer algumas regras no estatuto pode ajudar muito. Abaixo listamos as mais importantes.
Como lidar com a inadimplência?
O não pagamento das mensalidades dos colegas é um grande desafio a se enfrentar (e acredite, isso vai acontecer). Além do mais, quando uma pessoa deixa de pagar, todo o caixa da turma fica comprometido.
É claro que antes de tomar qualquer medida drástica, é importante entender o que gerou esse atraso. Será que foi esquecimento? Será que aconteceu algum imprevisto? Podem ser vários motivos, então o primeiro passo é conversar.
Mas como cobrar efetivamente este colega? Os valores pagos com atraso devem ser cobrados com juros? Bem, cada situação é única e deve ser tratada como tal. É bom sempre ter o estatuto em mãos para consultar as regras estabelecidas, mas cabe à comissão analisar e encontrar uma solução: se estenderá o prazo de pagamento, se irá parcelar o valor daquela mensalidade, ou se irá negociar de outra forma.
Se a turma utilizar uma plataforma especializada, como já citado, algumas delas podem ajudar na cobrança, por um valor extra. Assim, a comissão evita aquelas situações chatas de ter que cobrar os colegas em sala de aula. Uma cobrança profissional e eficiente ajuda a manter a inadimplência baixa e a boa convivência entre todos.
Por outro lado, o serviço de cobrança não faz milagres. Se o aluno associado estiver sem condições de pagar ou não estiver disposto a colaborar, outras medidas terão de ser tomadas e, em última instância, a comissão de formatura e a turma terão que agir, reorganizando todo o orçamento.
Taxas de atraso e cancelamento
Questionamentos sobre as taxas cobradas são normais e acontecem com frequência. Então as regras devem estar transparentes para todos.
- Multas para quem aderir ao plano de arrecadação mais tarde:
Sempre tem o espertinho que não quer se comprometer logo no início, pensando em levar vantagem. Para evitar isso, uma solução é estabelecer um valor de acréscimo para quem entrar após a formação da turma, de acordo com o tempo, abaixo listamos algumas sugestões de valores a serem cobrados:
10% – Quem entrar ou começar a pagar até 6 meses após o início oficial;
20% – Para quem entrar de 6 meses a 1 ano antes do evento;
30% – Para quem entrar entre 6 e 3 meses antes do evento;
50% – Para quem entrar faltando menos de 3 meses para o evento.
Além da taxa extra, a sugestão é que os valores sejam atualizados pelo índice do INPC desde a data do primeiro pagamento até o dia da primeira parcela.
- Juros e Multas para pagamentos em atraso:
Os juros e multas pagos por mensalidades em atraso são importantes para a saúde financeira da turma. Mas quais valores cobrar?
Por padrão, a multa legal por atraso é de 2% e os juros de 1%, somados à correção pela inflação. Mas no estatuto a turma pode definir multas maiores, como 10%, mais 1% de juros e correção pelo INPC.
- Multas para alunos que desistirem da formatura:
Uma boa solução é escalonar as multas sobre o valor da cota de cada associado que desistir. Abaixo nosso sugestão, levando em conta as faixas de tempo que faltam para os eventos:
10% – Até 1 ano antes da formatura;
30% – Entre 12 e 6 meses;
50% – Entre 6 e 3 meses;
60% – Entre 3 e 2 meses;
Nenhum reembolso para quem desistir com menos de 2 meses antes do evento, visto que já está tudo contratado e possivelmente já pago também.
- Formação de um fundo de reserva:
Contratempos sempre aparecem, e isso gera valores extras para quem fica. Então manter um valor extra de 20 a 30% nas mensalidades, como fundo de reserva, pode ajudar a evitar dores de cabeça de última hora. Entre 60 e 90 dias após os eventos, as sobras deste fundo devem ser devolvidas aos alunos — proporcional aos valores de contribuição. Muitas turmas usam o dinheiro desse fundo para fazer boas negociações e comprar as imagens da formatura.
Desligamento do inadimplente
Estabelecer uma regra de tempo máximo que um aluno pode ficar inadimplente é importante, pois quanto antes a turma definir a quantidade de participantes, antes poderá fazer os ajustes necessários. Não adianta contar com quem não quer colaborar.
O mais comum é fazer o desligamento depois de três meses de atraso, mas, claro, sempre depois de conversar com o associado e tentar achar um caminho alternativo.
Devolução dos valores de quem desiste ou for desligado:
Indicamos que o valor seja devolvido somente 30 dias após a formatura, para não estimular a saída de mais pessoas. Para evitar falta de dinheiro, é bom que a comissão separe esses valores como custo na planilha, e deixe reservado.
As regras e os valores de multas para quem for desligado devem ser os mesmos de quem desiste.
Enfim, não adianta evitar de discutir o que é inevitável. Inadimplências, entradas na turma em atraso, desligamentos, são situações que certamente ocorrerão e deixar a regra bem clara irá ajudar a turma e evitar dores de cabeça e desgastes que desnecessários.