Além do documento que formaliza a criação da comissão da formatura e do estatuto que irá regê-la, durante o planejamento da formatura será necessário lidar com vários outros tipos de documentos, cada um com sua importância e finalidade. Confira alguns abaixo:
Registro de reuniões:
Em todas as reuniões é importante elaborar e aprovar uma ata. O secretário deve criar este documento no momento da reunião e encaminhar para todos através do canal de comunicação escolhido. É importante constar na ata os responsáveis e prazos para cada ação a ser tomada.
Estatuto:
Um bom estatuto é fundamental. Além de documentar os objetivos da associação e servir como guia, ele é o instrumento jurídico que vai proteger a turma e a comissão de formatura. Modelos de estatuto é muito fácil encontrar na Web, mas também é importante que a turma adapte o que for necessário para deixá-lo ao seu estilo e, se for possível, procurem a ajuda de um advogado na elaboração e aprovação.
É bom lembrar que o estatuto deverá ser aprovado em assembleia geral da turma, com as formalidades de convocação prévia bem como só poderá ser alterado em assembleia entre os membros da turma, cuja convocação deve ser feita com antecedência. As sugestões de alteração também devem ser previamente enviadas para todos analisarem.
Gestão financeira:
Lembre-se: a comissão de formatura é como uma pequena empresa, então seu gerenciamento deve ser rigoroso. Todas as entradas e saídas de dinheiro precisam estar listadas em uma planilha. Assim, é possível projetar ações futuras e manter o controle sobre os gastos.
Quem utiliza uma boa plataforma de arrecadação e pagamentos não precisa se preocupar em ter uma planilha à parte, pois, fazendo tudo por lá, os extratos são gerados automaticamente, o que facilita (e muito) a prestação de contas.
Também é vital que o tesoureiro mantenha um arquivo físico e digital para guardar comprovantes de pagamentos. Esses arquivos devem ficar públicos para que todos os participantes tenham acesso, afinal de contas, transparência é fundamental. A sugestão é usar nuvens como o OneDrive ou o Google Drive e deixar um link à disposição para os colegas. Mas só para visualização, sem poder editar ou excluir.
Acordos comerciais:
É importante olhar além dos valores na hora de fechar o contrato com um fornecedor. Para tomar uma decisão, alguns pontos relevantes são:
– Descrição clara do que foi contratado – quanto mais detalhado, melhor;
– Valor de sinal exigido pela empresa– o melhor é nunca pagar mais do que 10% de sinal. O valor restante, pagar com menos de um mês da formatura, isso evita dissabores como corriqueiramente se vê pelo mercado, onde fornecedores que já cobraram antecipadamente desaparecem, entram em falência, etc.
– Multas para cancelamento – Elas são importantes, mas geralmente não devem ser maiores que 10% do valor do contrato. A locação de locais costuma cobrar multas maiores, mas ela pode ser escalonada, ou seja, aumenta à medida que se aproxima da data da realização do evento;
– Multa por descumprimento do contrato – É uma penalização para o caso do prestador de serviços não cumprir com o contratado;
– Cobrança de valores extras – É bom ficar de olho. Muitas vezes fornecedores não deixa claro valores extras como “rolha” (valor cobrado para o formando levar a sua bebida), estacionamento, valores extras para garçons, seguranças, limpeza, ar-condicionado, etc.
Nesse ponto, se a turma puder contar com a ajuda de um advogado, vale muito a pena também, mas um bom profissional de eventos, que já tenha experiência é essencial, ele pode ajudar a turma a não cair em pegadinhas.
Autorizações de eventos:
Essa parte quem cuida é a pessoa contratada para executar o evento, mas caso a turma opte por fazer por ela mesma, é bom ficar atento a essa parte para que nada passe batido. Como cada cidade tem suas exigências, ficaria difícil citar todas aqui, mas alvarás da prefeitura, dos bombeiros, das polícias civil e militar, vigilância sanitária, órgãos de meio ambiente e trânsito e juizado de menores são necessários em quase todos os lugares.