Manter uma boa relação com fornecedores é uma postura essencial para todo organizador de eventos. Independentemente do tipo de evento que você estiver planejando, terá que lidar com fornecedores em algum momento do planejamento — desde a contratação de buffets até o aluguel de locações.
E como em toda relação, manter uma postura amistosa e compreensível é a peça chave para que todo o processo de planejamento de eventos decorra conforme o planejado, sem atrasos, imprevistos ou erros processuais.
Mas mesmo assim, é muito comum que alguns fornecedores não adotem esse tipo de postura nas negociações, situações essas que demandam um nível superior de paciência e delegação por parte dos organizadores, sejam eles profissionais ou iniciantes.
Com o intuito de evitar essas divergências e promover uma melhor relação com fornecedores, nós do App da Turma preparamos o texto abaixo, o qual aborda em detalhes algumas das principais estratégias de negociação a serem adotadas durante os contatos com fornecedores.
Boa leitura!
Relação com fornecedores: o elo dos eventos
É muito comum que todo o cliente tenha problemas com fornecedores, encontrando diversas inconsistências referentes aos pedidos feitos, prazos não cumpridos, entrega de produtos errados, e por aí vai.
Mas o fato é que situações como essas representam apenas metade do problema na relação com fornecedores, já que muitos clientes e organizadores de eventos raramente se perguntam se adotam uma postura adequada nas negociações com seus fornecedores.
Dessa forma, é direito de todo o cliente exigir o máximo de qualidade, tanto no atendimento quanto na procedência dos produtos entregues e serviços prestados. Mas a autocrítica é uma postura essencial para que você possa avaliar-se como cliente.
Pergunte-se: eu cumpro minha parte do acordo? Realizo meus pedidos dentro do prazo estipulado pelo fornecedor? Preencho todos os dados necessários para os pedidos e entregas? Adoto uma postura amistosa de negociação? Trato meu fornecedor como um verdadeiro parceiro de negócios?
Embora essas perguntas sejam essenciais para manter uma boa relação com os fornecedores, elas infelizmente não garantem que todos eles serão tão profissionais quanto você. Mas mesmo nessas situações, você terá mais poder de negociação — pois está cumprindo todas as suas responsabilidades como cliente.
3 dicas para manter uma boa relação com fornecedores
1. Conduza uma boa pesquisa dos fornecedores contratados
A verificação da reputação da empresa e do seu histórico de negócios é essencial em toda a contratação de serviços, em especial para a contratação de fornecedores. É uma forma de entrar em negociações com o máximo de transparência e segurança possíveis.
Para tanto, é interessante que o organizador de eventos entre em contato com outros clientes que já conduziram negócios com o fornecedor em questão, perguntando como foi a experiência de negociar os termos do contrato, como se deu o atendimento, qual a qualidade dos produtos, etc.
2. Promova a melhor comunicação possível
A clareza na comunicação é um dos pilares de todo o negócio, garantindo que ambas as partes estejam com plena ciência dos termos do contrato, responsabilidades a serem cumpridas — como prazos, especificações dos produtos e serviços prestados, tecnicalidades adicionais, etc.
E como sempre, atenha-se aos prazos de respostas. Muitos fornecedores contam com uma lista extensa de clientes, então muitas vezes são estipulados prazos para que a empresa fornecedora possa dar uma resposta referente a questões processuais e organizativas.
Já no momento das negociações do contrato, explicite de forma clara quais são as suas exigências e expectativas com relação aos serviços prestados, algo que fica muito mais simples ao apresentar seu cronograma de planejamento para seu fornecedor, para que ele mesmo possa fazer adequações nos prazos de entrega.
3. Deixe todos os pagamentos em dia
Uma dica que pode parecer óbvia, mas como toda “obviedade”, tende a ser esquecida em meio a um mar de detalhes. Todo o atraso de pagamento representa um caos na organização financeira dos seus fornecedores, algo que frequentemente acarreta em atrasos na entrega de produtos.
Portanto, estabeleça uma agenda de pagamentos em conjunto com o seu fornecedor, e notifique-o da possibilidade de atrasos com a maior antecedência possível!
Como o App da Turma pode te ajudar a manter uma boa relação com fornecedores?
Com o App da Turma, você tem a liberdade e o dinamismo de organizar, agendar e realizar o pagamento dos fornecedores diretamente da sua conta na plataforma, sem intermediários e evitando atrasos ou esquecimentos.
Excelente, não?
Está se sentindo mais confiante para entrar em negociações com seus fornecedores? Se quiser mais dicas para te ajudar durante a sua organização de eventos, não deixe de conferir o nosso blog e seguir nossos perfis no Facebook e Instagram!