Todo orçamento de evento deve levar em consideração uma série de necessidades e variáveis para que surta um efeito positivo na organização do evento. Ou seja, não basta que os organizadores de eventos contemplem o básico no seu orçamento, eles devem preparar um planejamento financeiro robusto e adaptável, que sobreviva a qualquer imprevisto.
Todo bom organizador de eventos sabe que cuidado e uma organização minuciosa são os verdadeiros dogmas de um evento de sucesso, pois evitam os erros de cálculo que podem muito bem ser catastróficos na realização de qualquer evento, seja um casamento ou formatura.
Mas afinal, quais elementos jamais podem faltar em um orçamento de evento? E como a otimização desses componentes pode auxiliar a equipe organizadora a preparar um planejamento financeiro impecável?
Bem, se quiser as respostas para essas perguntas e aprender um pouco mais sobre o mundo da organização de eventos, confira abaixo o texto que nós do App da Turma preparamos para você — no qual listamos os itens essenciais de todo orçamento de eventos e a importância de cada um para um evento de sucesso. Acompanhe conosco!
Boa leitura!
Orçamento: o pilar dos eventos
Durante os nossos anos de experiência no mercado, nós do App da Turma chegamos a uma conclusão: o orçamento é o pilar principal de todo o evento de sucesso. Dizemos isso pois é ele que une todos os componentes organizacionais de um evento e os torna coesos entre si.
Por extensão, é crucial que todo orçamento de evento seja elaborado dentro de um plano prático e executável, o que significa dizer que não há espaço para planos mirabolantes na hora da organização.
A partir do momento em que você tem um número fechado do seu orçamento, faça de tudo para que não seja gasto um centavo a mais. Sabemos que a vontade é sempre grande de incrementar o seu evento com serviços de buffet, decoração, luzes, e por aí vai, mas se essas contratações vêm antes do básico para o seu estilo de evento em específico, então o seu orçamento corre um grave perigo.
Portanto, frisamos o seguinte: comece definindo que tipo de evento (formatura, casamento, workshops, etc.) você irá realizar, qual o tamanho da locação onde será realizado, qual o número de convidados e quais as necessidades infraestruturais básicas do seu evento.
Com esses aspectos definidos, é então possível estipular os custos específicos do seu evento de forma mais clara e objetiva, assegurando o investimento inteligente do seu dinheiro e otimizando o tempo de trabalho da equipe organizadora.
Orçando o seu evento
Como já mencionamos anteriormente, cada tipo de evento possui uma gama particular de necessidade e características. Enquanto um casamento sempre fica muito mais animado com a contratação de uma banda para fazer um show, essa mesma banda estaria extremamente deslocada em meio a um simpósio ou uma palestra, não é verdade?
Dito isso, existem sim questões orçamentárias que transcendem os formatos de eventos, e são delas que falaremos em seguida.
1. Locação e infraestrutura
Um dos pontos mais básicos na realização de qualquer evento é o local onde o evento será realizado.
A prática mais comum é fechar um aluguel com uma casa de eventos, com o pagamento geralmente sendo feito por diárias, especialmente no caso de eventos de networking e workshops, que tendem a ser realizados ao longo de vários dias.
Mas você não irá realizar um evento em um espaço vazio, certo? E é aí que a infraestrutura do evento entra em cena, com a necessidade de garantir materiais que irão caracterizar o seu evento de forma visual e prática.
Alguns componentes da infraestrutura são:
- Equipamentos eletrônicos (caixas de som, microfones, projetores, televisores, etc.);
- Cadeiras e mesas para acomodar os convidados e dar suporte ao coffee break;
- Equipe de apoio e de segurança para o evento.
2. Contratação de fornecedores
A pesquisa de preço e reputação para contratar o melhor fornecedor possível nunca é fácil. Encontrar aquele que apresenta o melhor histórico de serviço, melhores produtos e pelo menor preço é como procurar por agulha no palheiro.
E mesmo quando se tem a sorte de encontrar o fornecedor perfeito, ainda há a preocupação de manter uma boa relação com ele, alinhando todos os detalhes do pedido, data e hora de entrega, verificar a procedência dos produtos, e muito mais.
A contratação de fornecedores é justificada em caso de casamentos, grandes eventos corporativos, conferências, entre outros eventos que tenham a necessidade de contratar equipes de montagem para palcos, servir comidas e bebidas, fornecer equipamentos, etc.
3. Orçamento por pessoa
Outra variável do planejamento financeiro de evento que é frequentemente esquecida é a realização do cálculo de custo por pessoa. Todo o convidado ou participante do evento irá gerar um número x de custo para sua acomodação.
Esse custo irá variar, como sempre, em função do tipo de evento, mas eis alguns dos fatores que influenciam no cálculo: comida e bebida para alimentar cada convidado, cadeiras para acomodá-los, custos adicionais com confecção de certificados de participação e distribuição de brindes, etc.
Portanto, estipule um número médio de participantes que irão participar do seu evento, para que a projeção de custos tenha uma margem de erro aceitável e o seu orçamento de evento permaneça regulado.
Não é tão difícil traçar os componentes básicos de um orçamento de evento, certo? Mas a facilidade não acaba por aqui, pois a nossa plataforma do App da Turma facilita todas as etapas orçamentárias, colocando os organizadores em contato com fornecedores parceiros, facilitando o pagamento dos participantes do evento através da plataforma e muito mais!
Acesse o nosso site e conheça mais sobre a nossa plataforma! Esperamos ansiosos pelo seu contato!